PRIVACY POLICY

Data register for e-shop

  • Lapland Incoming e-shop office address is Pekankatu 4, 96200 Rovaniemi, Finland

  • e-shop register is kept from 1st of November 2016 on

  • The register is used for e-shop reservations, payments and company's e-marketing

  • The register consists of personal names, addresses, countries, languages and telephone numbers

  • The data comes from the clients once they reserve or pay travel services in the e-shop

  • Data is not shared out from the company

  • Data is registered in company's database and is possible to reach trough passwords only, only the sales staff in the company has got the passwords

  • Registered person has got a right to deny his personal data to be shared in the future for any purpose and get all information of the content of his personal data in company's data base

  • Registered person is allowed to check his personal data and in case of mistakes the company will make the changes needed.

 

 

 

1 REGISTER HOLDER

 

Sibi & Marketing Oy

Heikinkuja 1, 96900 SAARENKYLÄ

 

2 CONTACT PERSON IN ISSUES CONCERNING THE REGISTER

 

Simon Biton

Heikinkuja 1, 96900 SAARENKYLÄ

040 184 7720

simon@laplandincoming.fi

 

3 DATA PROTECTION OFFICER

 

Juha Kämä

Pekankatu 4, 96200 ROVANIEMI

045 618 994 info@accesslapland.com

 

4 REGISTER NAME

The name of the register is the customer register.

 

5 THE PURPOSE AND LEGALITY OF USING PERSONAL DATA INFORMATION

 

Customer data is collected for a specific, legal purpose in order to fulfill contractual obligations

(passenger and accommodation information, invoicing, online shop), to fullfill legal obligation  (passenger ards) and in addition, based on the legal right (marketing communication, informing & invitation only – events). Information is collected to the register from client and stakeholder sources.

 

Customer data is collected according to this data protection leaflet, and will not be used, changed or transferred under any circumstances in different means than as explained in this leaflet.

 

6 CONTENT OF THE REGISTER

 

Register includes the client information of Sibi & Marketing Oy & Access Lapland Oy, which are name, address, phone number, email address, personal identification number, passport ID, special dietary requirements, credit card information, client group and other information related to  customer care.

 

7 REGULATED SOURCES OF INFORMATION

 

Customer register’s information is collected from the personal registered and from their  representatives (travel agencies & travel organizers).

 

8 REGULATED DISCLOSURE OF INFORMATION

 

Needed client information can be handed over to officials, accommodation providers, airline & cruise providers for legal purposes. Sibi & Marketing Oy and Access Lapland Oy hand in customer information as individual cases for the assigned party, if the concerned party request the company to act so, or, if based on legislation legal officer demands the company to hand in separately information from the database.

9 TRANSFERRING INFORMATION TO A THIRD COUNTRY OR FOR AN 

INTERNATIONAL ORGANIZATION

 

Client’s data will be transferred to accommodation providers and for airlines to Israel under  circumstances where the client of Sibi & Marketing Oy is travelling to the country mentioned above. Other information will not be provided to the third country or to an international  organization. 

 

10 RIGHT TO LEGAL INSPECTION

 

The registered has the right to check, whether information regarding him/her has been saved to the register.

In addition,after a  specific request, he/she has the right to receive information regarding information related to him/her, Check request must be submitted written, signed to a register holder and attached with a copy of an identification card (with photo).

11 RIGHT TO DEMAND THE CORRECTION OF INFORMATION AND REMOVAL OF

INFORMATION               

 

The register holder must fix the incorrect information in the data register appointed by the stakeholder. Register holder also has the right to check formality and whether the information is up to date. 

 

The registered can also demand the register holder to delete information regarding themselves from the register. Privacy protection officer will lead the handling of this procedure.

 

12 OTHER RIGHTS REGARDING HANDLING OF CLIENT REGISTER

 

The registered has the right to demand limiting the usage of data information. The registered has also the right to retain information (in its general used form) regarding them, who he/she has delivered. In addition, the person has right to receive the information in a form that is readible via computer, and has the right to transfer the information to another register holder. Furthermore, the registered has the right to object handling of the information, automatic decision making and profiling. 

 

13 DELETING THE INFORMATION AND KEEPING PERIOD

 

Sibi & Marketing Oy and Access Lapland Oy will remove from the register client’s information, once there is no business-based reason to keep it. The data will be used during the customer relationship is valid, and afterwards as long as taking care of insurances and misresponsabilities.

 

Personal information in electrical will be destroyed in the form of breakthroughs, and information in paper form will be destroyed on case-based, once storing the information is no longer 

reasonably needed. However, the information won’t be deleted, if it’s legally appointed differently, or an officer has put on a process, which requires Sibi & Marketing Oy or Access Lapland Oy to store the  information or a third party has applied for privacy security decision for the information. 

 

14 ACCEPTING THE PRIVACY POLICY STATEMENT

 

The data protection leaflet has been accepted as continuing and checked on 7th June 2018.

 

Tietosuojakäytäntö

1 REKISTERINPITÄJÄ

 

Sibi & Marketing Oy

Heikinkuja 1, 96900 SAARENKYLÄ

 

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

 

Simon Biton

Heikinkuja 1, 96900 SAARENKYLÄ

040 184 7720

simon@laplandincoming.fi

 

TIETOSUOJAVASTAAVA

 

Juha Kämä

Pekankatu 4, 96200 ROVANIEMI

045 618 994

info@accesslapland.com

 

REKISTERIN NIMI

 

Rekisterin nimi on asiakasrekisteri.

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

 

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten asiakassuhteen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi (matkustaja- ja majoitustiedot, laskutus, verkkokauppa), lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (matkustajakortit) sekä oikeutetun edun perusteella (markkinointiviestintä, tiedottaminen ja kutsuvierastilaisuudet). Rekisteriin kerätään tietoja asiakkaiden ja sidosryhmien lähteistä.

 

Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

 

6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

 

Rekisteri pitää sisällään Sibi & Marketing Oy:n ja Access Lapland Oy:n asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, passin numero, erikoisruokavalio, luottokorttitiedot, asiakasryhmä sekä muut asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot.

 

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

 

Asiakasrekisterin henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä heidän edustajiltaan (matkatoimistot ja matkanjärjestäjät).

 

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

 

Tarvittavia asiakastietoja voidaan luovuttaa laillisiin käyttötarkoituksiin viranomaisille, majoitusliikkeille sekä lento- ja laivayhtiöille. Sibi & Marketing Oy ja Access Lapland Oy luovuttavat yksittäistapauksessa asiakkaan tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen itse pyytää yritystä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii yritystä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon sen hallussa olevasta tietokannasta.

9 TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE

 

Asiakastietoja siirretään majoitusliikkeille ja lentoyhtiöille Israeliin tilanteissa, joissa Sibi & Marketing Oy:n asiakas matkustaa sinne. Muita tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

 

10 TARKASTUSOIKEUS

 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti, allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle ja liittää mukaan kopio kuvallisesta henkilötodistuksesta.

 

11 OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA

 

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

 

12 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

 

13 TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA

 

Sibi & Marketing Oy ja Access Lapland Oy poistavat rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen voimassaolon ajan sekä sen jälkeen tarpeellisen ajan takuu- ja virhevastuiden hoitamiseksi.

 

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot tuhotaan ylikirjoittamalla ja paperisessa muodossa olevat tiedot tuhotaan asianmukaisesti, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Sibi & Marketing Oy:tä tai Access Lapland Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

 

14 TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ

 

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 7.6.2018.